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【実体験】1日の仕事の半分は 「無駄」なことだった話【時間を大切にしよう】

はじめに

のどが不調で龍角散ののどあめを1日中なめていたら、娘から「パパ臭い」と言われて、ショック死しそうな高みを目指すパパこと、すーです。

龍角散のどあめは娘のいないところで舐めます。

さて。

今回は「【実体験】1日の仕事の半分は「無駄」なことをしていた話【時間を大切にしよう】」というテーマでお話します。

一昔前は、空気が読めないと「KY」とか言われて罵られたもので、(今は完全に死語ですが)まぁ日常生活では今もそんな場面もたまにありますね。

ただ、仕事に関しては、空気なんか読む必要はないと思っています。

実体験をもとに説明します。参考になれば幸いです。



結論:仕事の「無駄」は極力なくす

仕事を進める上で、一番の敵は「無駄」であり、この「無駄」をなくせるかどうかがキモになってきます。

▼仕事をする上で「不要」な行動

①空気を読むこと
②自分で調べてから聞く
③内容把握のために打ち合わせに参加する

会社員時代、新卒から教え込まれていて、ずっと徹底していたので、あたりまえの事だと思ってやっていましたが、よくよく考えたら意味ないですよね。

僕がチームを持つようになってからは、メンバーにはこのようなことはさせませんでした。

逆に徹底させていたことはこちら

▼仕事をする上で「必要」な行動

・わからない事は秒速で聞く
・同じことを2度聞かない
・聞いたことは逐一共有する

仕事をする上で「不要」な行動とは

①空気を読むこと

空気を読もうとすると、突出した考え方や行動ができなくなります。

空気が読めると、波風立てずにスマートにこなせるデキる人のような気がしますが、リーダーからしてみると、メンバーが空気を読もうとすればするほど、その人が何を考えているかがわからなくなります。

自分自身も空気を読もうとすればするほど、行動ができなくなり、視野が狭くなり、ほとんど良い結果に結びつかなかったように思います。

仕事においては、空気なんか読まずに、その場で思ったこと、考えたこと、を自由にアウトプットしていった方が良いです。

万が一その考え方が良くない場合は、正してあげれば良いわけですしね。



②自分で調べてから聞く

「わからないことは自分で調べてから聞くのが礼儀だ」とか言われたことありませんか?

これって聞かれる側が聞かれるのが面倒だから、一時しのぎで黙らせるために言ってるだけだと思います。

あとは先輩や上司も若手の時に自分で調べながらやってきたからと、何も考えなし、後輩やメンバーに同じ事させているだけとか。

教えたらすぐ進められる作業をわざわざ調べさせるとか無駄でしかないです。

僕の場合、指示を2つの要素で分けていました。

①やり方がわかっている作業
②やり方がわかっていない作業

シンプルです。

①に関しては、スピードとクオリティ勝負なので、わからなければ聞いてもらってOKとします。

②に関しては、どの部分がわかっていないのかを明確に提示した上で、ググったり、書類を確認しながら進めてもらいます。

その上で時間を区切り、わからない部分は一緒に考えたり、調べたりして突き詰めていけば良いだけです。

ここをごっちゃにして指示をだすと、ただただ時間をかけてクオリティの低いものが出来上があり、修正にさらに時間を食うという悪循環が発生します。(頼まれた側も困りますよね)

③内容共有のために打ち合わせに参加する

とりあえず関係者だから出席する、知っておいた方が良いから出席する、という理由で打ち合わせに参加していませんか?

共有のためにだけに参加させられるパターンなのですが、これも1人が参加して、あとで内容を共有すれば良いはずです。

主催者、もしくは責任者が自分で共有することが面倒だから、人を集めているだけだったりします。こんなこと言ったら怒られますが、職務怠慢だと言ってやりたい。

掲示板でも作って、内容を記載するだけです。それが面倒であれば、録音した音声をアップ、録画した動画をアップしておけば良いですよね。掲示板が作れなければ、メールで送付でも良いと思います。

あと、「定例ミーティング」も無駄の極みですね。このミーティングのためだけに作る資料とかもあったりしますし。責任者が定期的に進捗を知りたいのであれば、進捗表を作って毎日の進捗と問題点を記載しておくようにすれば良いだけです。

上司にそういう動きができてないのであれば、自分で作って提案してみるのも良いかもですね。業務改善は大切です。



仕事をする上で「必要」な行動

あれダメ、これダメも物申してきましたが、逆に仕事をする上で大切な「必要」な行動にも触れておきたいと思います。

分からない事は秒速で聞く

空気を読むことと似ている部分があるのですが、わからないことをわからないままにする、もしくは時間ギリギリまでひぱってしまって、どうしようもなくなってから助けを求めるような経験ありませんか?

わからないことは、素直にわからないと言って、すぐ聞いてしまった方が良いです。

すぐに聞くことに対して文句を言ってきたら、「お前の知識や経験はなんのためにあるんだ?」と言ってやれば良いです。(言えるわけないか、すみません。)

それでもわからないことは、足を掴んででも聞かないといけないです。大変なストレスがかかるかもしれませんが、、

そして、あなたが得た知識や経験は、後輩やメンバーにアウトプットしてあげてください。いずれ、大きなリターンとなってあなたの助けになってくれますよ。

ただし、何かを聞く上で、大切なことがあります。それはこちら↓



同じことを2度聞かない

これは超大切です。最初の1回は素直にお願いしたらイケると思いますが、2回も同じこと聞いたらいけません。

以下を徹底しましょう。

・メモをとる
・わからないことはその場で解決させる
・聞いた内容は逐一共有する

メモをとる

あ、あたりまえすぎてすみません。。

でも、たまにいるんですよね。メモ取らない人。後輩やメンバーにいたら注意してあげてください。

メモは頭の中を整理できるのはもちろんのこと、新しい発想のひらめきや問題点の発掘にも役立ったりしますので、文字で残すというのは結構重要だったりします。

スマホやPCのメモよりも、ノートに手書きの方が脳を刺激して良いみたいです。

過去記事でメモやアウトプットについて触れておりますので、興味がある方は覗いてみてください。

わからないことはその場で解決させる

そもそも、わからないことを聞くわけなので、説明してもらっても内容が理解しづらかったりますよね。あと相手忙しい人だったりすると、早く終わりたいオーラが出始めて、申し訳なくなってくる感じ、、

そういう時でも、空気を読まずにガンガン聞くしかないです。後回しにすると、もっと聞きづらくなって、解決が遅くなってしまいます。チャンスは1度しかないと思って、しがみついていきましょう。

どうしても時間切れという事であれば、あとで再度時間をもらえるように、その場でお願いしておきましょう。

その際に次のことを行うと良いです。↓

聞いた内容は逐一共有する

その約束を取り付ける手としても、内容に間違いがないかを確認する手としても効果的なのが、聞いた内容をメールやチャットなどで送っておくことです。

「さきほどはお時間頂きありがとうございました。」とか、適当にお礼を言いつつ、聞いた内容を箇条書きで記載しましょう。

お互いの認識相違をなくせますし、間違いがあれば訂正してもらえます。聞きそびれたことがあれば、ちゃっかりその事も盛り込んじゃいましょう。

僕はこの手を使って、なるべく漏れなく正確に情報をキャッチするようにしていました。

これもアウトプットの活用術として良いと思います。

まとめ

これ言ったら怒られると思いますが、1日のうち半分くらいは無駄な事に時間を費やしている人がほとんどだと思います。

僕もそうでした。

現状をあたりまえだと思わず、ガンガン「無駄」をなくしてきましょう。

▼仕事をする上で「無駄」な行動

①空気を読むこと
②自分で調べてから聞く
③内容把握のために打ち合わせに参加する

▼仕事をする上で「必要」な行動

・わからない事は秒速で聞く
・同じことを2度聞かない
・聞いた内容は逐一共有する

さいごに

如何だったでしょうか。

無駄な事をしているとわかっていても、「それが仕事だから」と諦めてしまっていたり、そもそも「無駄」に気づいていない人もいるのではないでしょうか。

「無駄」なことするって楽なんですよね。「無駄」なことしててもそれだけで仕事している感が出ますし。

今あたりまえに行っている作業でも、それは本当に自分の為になるのだろうか、会社の為になるのだろうか、と自分の業務を見直してみることをおすすめします。

見直せば見直すほど、半年後、1年後の成果の大きさが変わってくるはず。

それでは、今回は以上となります。