キャリア

プレゼンテーション資料を上手にまとめる方法を説明します【発表時のコツもあり】

はじめに

昨日から咳が止まらず、コロナ?コロナ?とビビッている高みを目指すパパこと、すーです。

この数日前に娘も咳が出ていて、数日で収まっていたので、それが移っただけと信じています。

さて。

先日、このようなツイートをしました。

こちらを深掘りしていきたいと思います。



結論:内容を構成する際の鉄則

とってもシンプルなルールです。メールやブログのライティングでも同じですね。

一番最初に、一番伝えたいことを書く

まず最初に結論を書きます。

物語と違って、「起承転結」の流れではいけません。

最初から全員が興味津々で食い入るように聞いてもらえているのであれば、それでも良いですが、僕にそんなカリスマ性はありません。

そうなると、興味を引くために最初に言いたい事(結論)をズバッと持ってくると効果的です。

「結論」に至った理由や背景を説明する

次に、なぜその結論に至ったのか?の説明を書きます。

結論を最初に持ってきているので、プレゼンテーション全体の趣旨を理解できている状態ですので、すんなりと頭の中に説明が入ってくるようになります

「結論」を実現するまでの過程を説明する

説得力を強めるために、どうやって、その結論を実現させるのかを書きます。これで聞き手に納得感を与えます。

また、プレゼンテーション以外の場でも、仕事上の様々なケースでこの形は使えます。

例① 新規プロジェクト発足に伴う、チーム再編成について
【結論】
来年の1月に新チームを発足する事となりました。

【理由】
新規プロジェクトを開始される為です。

【詳細】
今年の11月中にメンバーを選抜とリーダーを任命します
今年の12月中に概要説明と役割分担、工程を説明します
来年の1月5日より、作業を開始します

物品を購入する時も使えますね

例② ソフトウェア購入についての承認依頼

【結論】
作業支援ソフトウェアの購入費用500万円のご承認をお願いできないでしょうか

【理由】
採用データの入力作業を効率化し、人件費を削減する為です。

【詳細】
1日3時間の作業短縮ができ、年間1000万円の人件費が削減できます
購入1週間後より、10名のPC端末に順次インストールをしていきます
操作研修を行い、来月1日からの運用を予定しております

謝罪する時にも使えます。僕はこのケースで使うことが1番多かったかもです。。

例③ 本日発生した営業システムの障害について

【結論】
営業システムが4時間利用できない状況となりました。

【理由】
今朝実施された機能リリース作業において、不手際があり処理が正常に動作しなかった事が原因です。

【詳細】
7:00 ①→②→③の②を作業を飛ばしてしまった。
9:00 営業部より不具合の連絡
9:05 サーバーを停止させ、復旧作業を開始
12:30 復旧作業完了、テスト開始
13:00 テスト完了、営業部へ連絡

如何でしょう?
なんとなくでもイメージ掴めましたでしょうか?

続きまして、見た目のデザインについても触れておきます。



文字のデザインについて

僕も見やすいデザインというのをいろいろ調べた結果、行き着いた手法がこちらになります。

フォントの種類は「メイリオ」「遊ゴシック」がオススメ

特に指定があれば、このあたりが無難だと思います。
遊ゴシックは太文字にすると、更に見やすくなります。

プレゼンテーションの内容や参加者にもよるのですが、ちょっとお堅いメンツを相手に発表を行う場合は「ゴシック体」でも良いかもしれません。

フォントの色は2色まで

通常時の1色、強調時1色の計2種類で十分です。

増やせば増やすほど見づらくなります。

通常時に黒は使わず、濃い灰色にすることをオススメします。
色が濃いと目が疲れやすくなる為です。

フォントサイズは20pt以上

小さい文字は見づらく、目が疲れやすくなります。

小さくしないと1ページに収まらないというケースの場合、情報量が多すぎますね。

たくさん書いても見てもらえませんので。要点だけを大きく書くようにしましょう。

ページのデザインについて

デザインに関して強く意識している事は、「シンプル イズ ベスト」です。
以下に私がよく使うテクニックを挙げます。

背景色は「白」の1択

フォントの色と同じで、背景も色が増えるとぼやける一方です。

特にしていなければ、何も考えずに白にしておきましょう。
デザインテンプレートも不要です。

ただ、背景色を濃い色にして、文字を白くするパターンはアリです。

1スライド、1メッセージ

私は「1スライドに1メッセージだけ」の構成で書くようにしています。

1スライドに詰め込むとテンポが悪くなって、頭に入ってこなくなりますよね。
テンポは大事です。

1スライドにあれもこれも詰め込んでしまうと、発表時に本の内容を読んでいるような感じになってしまい、聞き手は一気につまらなくなるんですよね。

発表側としても、やたらと目で追っていく形になり、途中でどこまで読んだかわからなくなってテンパるハメになったりします。(←はい、僕のことです)

意外と要点だけを箇条書きにした方が、その場で自分の言葉でスラスラ話せますよ。

ここまでは資料の作り方のコツでした。

正直、発表が苦手な人は少なくないのではないでしょうか?

そんなプレゼンテーションの発表が苦手な人に少しでも参考になればと、
次は「プレゼンテーションを上手に発表するコツ」についてお話したいと思います。



プレゼンテーションの上達法があります

正直、僕は全くもってプレゼンターには向いてないです、、

・深刻なあがり症

・声質がこもってる

・活舌が普通以下

人前で何かすることに対して、昔から苦手意識がありました。

でも仕事となると、どうしても回避できない時はやるしかないですね、、

プレゼンテーションの上達には場数が必要だ!と、あたりまえなことを言っても仕方ないので、僕の実体験をベースにお話します。

僕自身、そこまでプレゼンテーションをする機会が多くないので、いまだに慣れないですし、3日前から憂鬱で寝不足になりますし、発表当日は緊張しまくりです。

何年か前は本当にひどかったですよ。

持ち時間10分のプレゼンテーションだったのですが、緊張しすぎて2分すぎくらいから記憶がなくなるという・・・。気づいたら終わってました。ある意味ラッキーなのか、、、

プレゼンテーションの失敗例を分析してみる

僕の失敗した話になります。

このままではマズイと思い、ある日、自己分析しました。
その結果、、、

・資料の作りこみすぎた

・発表のシュミレーションをしすぎた

・うまくしゃべろうとしすぎた

このあたりに原因があったので説明します。

資料を作りこみすぎた

本記事の前半で説明させてもらった内容が何一つできておらず、情報量を詰め込みすぎてテンポが悪くなり、焦りにつながり、自分で何言ってるかわからなくなります。

発表のシュミレーションをしすぎた

発表の何日か前から、何度も何度も読み返して、時には声に出してシュミレーションしました。

全ページ暗記する勢いで備えましたが、そこまでやってしまうと、発表中に想定外のこと(急な質問で中断、記憶が飛ぶ、聞き手がざわつく)があると、一瞬で頭が真っ白になり、立て直せなくなります。

うまくしゃべろうとしすぎた

できないことを完璧にやろうとするせいで、ミスを恐れ、必要以上に緊張し、勝手に追い込まれていく、、、良い事なし、、、

ただただ、情けないわけですが、結果をきちんと受け止め、改善していくが大切です。



改善のきっかけ

意外と簡単なことで改善できたことがあります。

・資料をシンプルにまとめられるようになったこと

・発表の冒頭に「緊張していて、すみません。」と言ってしまう

説明していきます。

資料をシンプルにまとめられるようになったこと

自分でも見やすくなって、むしろ要点しか書いてないから、話がしやすくなりましたね。資料に身を委ねれば、自然と上手なプレゼンテーションになるという、、、

プレゼンターに向いてる、向いてない、の問題ではなかったと気づきました。

聞き手も理解しやすくなって、漠然とした答えにくいような質問が少なくなって、スムーズに進むようにもなりましたね。

発表の冒頭に「緊張しています」と言ってしまう

上手にやろう、やろうとすると緊張します。緊張すると、頭が真っ白になり、ヘタクソなプレゼンテーションになります。

なので、最初に「緊張していて、うまくできないかもしれない」なのを認めてしまうことで、気が楽になります。そこでスライドを1ページ追加して、以下を書きました。

「私すーは、既に極限の緊張状態にあり、最終スライドまで到達できないかもしれません。内容についてわからない事がございましたら、発表途中でも遠慮なく、そして優しくご質問ください。」

これいいですよ。

ん?なんだ?と掴みの挨拶になったりしますので。

これによって場が和み、だいぶ話しやすくなります。

そして、いまだに使っている戦法です。(諦めの境地です)

おすすめ書籍のご紹介

最後に僕が参考にした書籍をご紹介します。

ぜひ、参考にしてみてください。

さいごに

如何だったでしょうか?

プレゼンテーションが超絶苦手なのですが、自分なりに工夫して改善を繰り返している途中です。

はじめから上手な人はおりませんので、少しずつ改善を積み重ねて上達していきましょう。

別にヘタクソでも、一生懸命やればちゃんと聞いてもらえますし、伝わりますよ!

僕は最近はそんな感じで割り切っています 笑

参考になれば幸いです。

それでは、今回は以上となります。