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業務報告を徹底するだけで評価が180度変わった話【3つだけ徹底すればOK】

はじめに

眠りが浅くて雨の音くらいで夜中目が覚めてしまう、高みを目指す超敏感パパこと、すーです。

震度2の地震でも目が覚めるので、夜中に大地震があっても絶対に逃げ遅れない自信があります。

さて。

今回は「業務報告を徹底するだけで評価が180度変わる話【やらなきゃ損】」というテーマでお話します。

直近で関わっていた案件において、業務報告の良し悪しだけで、わかりやす~く結果が出たので共有したいと思います。超簡単なことなので試してみる価値アリだと思います。

ぜひ、さいごまでお付き合いください。



結論:業務報告で大切な3つのこと

上司への業務報告で大切なのは3つです。

①報告は「質」より「量」が大事
②良い報告よりも、悪い報告をする
③やったことだけでなく、感じたことを報告する

わりと簡単そうですよね?

でも、意外とみなさんできてないんです。(僕もです。責任者(上司)役もしてたのに、、、)

僕も10年近く上司ポジションをやっていましたので、その時に考えていたことを踏まえながら解説していきたいと思います。

最近、業務報告で失敗した

すごく報酬が高くて、人間関係も仕事内容も僕にマッチした良い案件があったのですが、約9ヵ月で契約終了となってしまいました。

その原因が「上司への業務報告の量が足りてなかったこと」です。

ただ、僕はそれで問題ないと判断していました。

理由はこちら。

・上司は仕事を丸投げしていたから
・上司からの指示はほとんどなく、現場と直接やりとりしていたから
・上司に頼らずとも業務は順調に進んでいたから
・上司は同じ内容の報告を他で受けていたから

こんなこと言ったら怒られますが、業務を進める上で、上司がいなくてもなんら問題なかったんですよね。普段何も言ってこないし、こちらから何か言っても無反応だったので。

ただ、それは大きな間違いでした。

結果として、何をやっているかよくわからない、結果が出ていない、と判断され、契約終了となりました。

めちゃんこ結果も出してましたし、成果物もたくさんあったのに、、はぁなんで?と思いましたが、報告してないから、全く伝わってなかったわけです。

完全に逆でしたね。どうでもよい上司ほど、こまめに報告すべきだったんです。

そもそも、僕の場合は業務委託という契約で、正社員とは立場が全然違うわけです。

何様だ!?ちゃんと業務報告しろよ、という話ですね。はい、これについてはなんも言えません。。



業務報告を徹底したら、まさかの結果に

まだ参画して間もない案件の話です。

かなり高い技術スキルを要する業務をやっていまして、マネージメントを得意とする僕にとっては正直ついていくのがシンドイ領域でした。まともに成果物が出せていないので、めちゃんこ焦りもあり、正直に業務報告にて相談もしました。

そうなんです。前回の反省をもとに業務報告だけは徹底するようにしていました。

その結果、今回はそれが見事にハマりまして、(今のところ)すごい高評価なのです。

M-1で言ったら、漫才でお客さんには全くウケなかったのに、審査員からは高得点をもらい、なぜ??という状況です。

理由はこちら

・忙しすぎて現場が見れない(把握できない)問題が解消したから
・他に業務報告する人がいなく目立ったから
・悪い報告によって、問題点が明確になったから

結果を出せばいいというわけではなく、その「中身」を重要視していたわけですね。

正直、今の成果が出せていない状況に絶望していて、退場した方が良いのではないかと沈んでおりましたが、全くの誤解だったわけですね。

まさに業務報告が成功したパターンですね。

間にエージェントの営業担当さんがいたのですが、企業からは高評価は話、僕からは自信喪失のネガティブな話をほぼ同時に受けていて、状況が理解できずテンパってました 笑

ちなみに、営業担当にも業務報告していたので、今回の誤解にいち早く解くことができたので、改めて報告することの大切さが身に染みました。

業務報告に大切な3つの要素

以上の経験から、業務報告に必要な要素を3つ挙げます。

①業務報告は「質」より「量」が大事

ここでいう「量」とは報告する回数のことですね。最低でも1日1回、できれば何かアクションがあった度に、一言でも良いから報告するくらいでもいいかもしれません。

1回の報告にいくら丁寧にまとめたとしても、忙しい上司はきちんと見れませんし、忘れられたりしますから。

大事なことは2~3回繰り返しても良いですね。

あとは、メールかチャットなどできちんと記録が残るようにしておけば、メモにもなりますので、後で言った・言わないのトラブルも回避できます。

②良い報告よりも、悪い報告をする

誰しも、良い結果を報告(アピール)したくなり、悪い結果は隠したくなります。

ただ上司としては、全く逆を求めています。悪い結果、つまりトラブルなどを事前に察知して回避したいわけなので、悪い報告ほど早く頻繁にしてほしいわけです。

問題が起きたあとはなおさらですが、問題が起きるかもしれないと(実際おきなかったとしても)異変を察知したり、違和感を感じた時点でリスク報告すると良いです。

そういえば、僕も上司をやっていた時に、逐一報告してくるメンバーがいて、最初は忙しいのになーとか思っていました。

が、ある日、その報告のおかげで、とんでもない爆弾を抱えたリスクを事前に察知して潰すことができたことがあって、僕自身救われたことを思い出しました。

その報告を成功事例としてチームに業務報告を徹底させるようになったのです。

責任者やリーダーの方でしたら、悪い報告、つまりリスク報告をしやすい環境にしてあげることも大切ですね。

③やったことだけでなく、感じたことを報告する

よく業務報告で、その日行った作業だけをズラズラと並べている人がいますが、あまり意味ないですね。

せめて、その行っている作業の期日と現在の進捗は付け加えましょう。

あと効果的なのが、その業務をしていて感じたこと(所感ってやつですね)を報告することです。

上司はあなたの考えを知りたいというもありますし、あなたから気づきを与えることで新しい発想に至ったりします。

業務報告もコミュニケーションの1つなので、うまく活用すると良いです。

業務報告が習慣化できれば、何か言いづらいこと、相談ごとも業務報告に乗せて伝えることができます。そうすれば打ち合わせなどを設けてくれるでしょうし、解決がしやすくなると思います。



まとめ

業務報告はすればするほど良い。

①報告は「質」より「量」が大事
②良い報告よりも、悪い報告をする
③やったことだけでなく、感じたことを報告する

その日やった作業を並べるだけではなく、上司とのコミュニケーションの1つとして、習慣化しちゃいましょう。

さいごに

如何だったでしょうか。

最近起きた失敗談、成功談をもとに業務報告の大切さをお話してみました。

アウトプットのお話の時と似ているかもしれませんが、相手に伝えないと評価もされませんし、いざというときの助けになったりもします。

業務報告をうまく活用して、仕事を成果を大きくあげましょう。

それでは、今回は以上となります。