キャリア

仕事で忙しい毎日をラクにする方法を説明します【時間の作り方】

はじめに

こんにちは。すーです。

フリーランス歴2年のアラフォーエンジニアです。

基本的に、毎日8:00~17:30で稼働してます。
朝早いのは通勤ラッシュを避ける為です。
ただし、週2日程度は在宅ワークで、平日の休みも月2~3日は取ってます。

もう少し稼働時間を減らしたいけど、弱小フリーランスなので、今はそれなりに頑張ってます。でも一般的なサラリーマンの稼働時間よりは少ないでしょうか。
それでも、月150万円は稼いでますので、多少の効率は良いかと思います。

ただ、20代の頃や、フリーランスなりたての頃は、朝から晩まで突っ走ってました。
そのせいで、体調崩すわ、ストレスで頭回らないわ、ただただ時間と体力を消耗しているだけでした。

そんな時にタスクの整理と時間の使い方を覚えて、消耗地獄を抜けました。
その経験をもとに、仕事で忙しい毎日をラクにする方法を説明したいと思います。

こんな人に読んでもらいたい

忙しいのに成果が出ない人、人に振り回されて疲れてる人

こんな悩みや疑問はありませんか?

とにかくスケジュールが常に埋まっていて忙しい状態が続いている。自分とは直接関係のないトラブルに巻き込まれ、やるべき仕事が進まない。結果、やるべき仕事に悪影響してトラブルが増える。目の前のトラブルと作業をこなすので精一杯。いつまでもタスク整理ができず、疲れて頭が働かず、状況がいつまで経っても変わらない、どう切り抜ければいいのだろう?

本記事で読んでわかること

  • ずっと忙しい状態になってしまう原因がわかる
  • 正しい優先度の付け方がわかる
  • 現状でずっと忙しい状態からの脱し方がわかる
  • これからずっと忙しい状態にしない為の方法がわかる
  • 時間を作って行うべき行動がわかる

毎日どのくらい忙しいですか?いくつ当てはまりますか?

  • ①いつもスケジュールが埋まっている
  • ②なる早でやらないといけないタスクが大半を占めている
  • ③仕事をする上で人を紹介したり、されたりすることが多い
  • ④仕事(案件)を紹介したり、されたりすることが多い
  • ⑤人に振り回されることが多く疲れている

2つ以上当てはまってたら、注意が必要ですね。

既にずっと忙しい状態が続いている場合、どうすれば脱却できるのか?

以下の順に実践してみてください。

①新しい予定を入れない

まずはこれです。とにかく時間を空けないといけないので、1日でも半日でも予定が何もない時間を作ってください。

②今のタスクの中で優先順位をつける

まず、今持っている1ヵ月分のタスクを3つの分類に分けます。

  • 1.絶対にやらないといけないタスク
  • 2.やった方が良いタスク
  • 3.やらなくても良いタスク

私の独自分析データとして、この分類の割合は以下のようになります。

  • 1.絶対にやらないといけないタスク → 3割
  • 2.やった方がよいタスク → 4割
  • 3.やらなくてもよいタスク → 3割

※すー調べ
信じるか信じないかはあなた次第ですが。

3は何も考えずにスルーします。
2はやらなくても良いタスク、ともとれるので一時的にスルーします。

そうすると、自然と行うべきタスクは3割だけに絞られます。
まずは他には目をくれず、ここを片付ける事に集中しましょう。

少し片付いてきたら、
2.やった方がよいタスク → 4割
を仕分けします。

これも個人的な見解ですが、

1へ割り振られるのが2割、
3へ割り振られるのが2割、

くらいになると思います。

新しくタスクが増えた際に、このやり方で仕分けるクセをつければ、
自分が持っているタスクの半分は削る事ができます。

なんでもかんでも全部やる必要はないのです。

トラブル対応と大事なタスクがバッティングした場合はどうするのか?

緊急事態というやつですね。
この場合は、トラブル対応を優先しましょう。

トラブルを後回しにしたら、大変な事になります。
大事なタスクがあったとしても、事情を話せばスケジュール交渉できると思いますので。

きちんと関係者に情報共有する事が大事ですね。
すみません、ちょっと話が逸れましたね、、

忙しくならない為に普段から意識すべき3つのポイント

①予定をビッシリ埋めない

週1日まるまる、週1日の半日は何も予定を入れない
急な対応に備えるのも良し、自己投資に使うのも良し、ぼーっとするのも良し

②常にタスクの優先順位をつける意識をもつ

新しいタスクができたら、さきほど説明した3つの分類に分けるクセをつけましょう。
やらなくてはならないタスクは全タスクの半分です。半分を超えそうなら、再度見直しです。
タスクを入れないように調整するのも良いでしょう。

③人や仕事の紹介は安易に行わない

一見、タスクの管理と関係なさそうなのですが、実はトラブル対応に関係していて、
人の紹介、仕事の紹介において、何かしらのトラブルが発生して、相談を受けるなど巻き込まれて時間を取られるケースです。

紹介した手前、双方から相談を受けてがんじがらめになってしまうんですね。
私もこのケースありますし、周りにもちょくちょくいますね。

今はよっぽどのことがない限り、人と仕事の紹介はしないようにしてます。

最後に、時間が出来たら何に使えば良いかをご紹介します。

▼スケジュール管理ができるようになったら自己投資の時間に充てよう

遊んだり、テレビを観たり、ぼーっとしたりも良いのですが、
高みを目指しているフリーランスの私としては、やはり自分を磨く時間に充てるのが良いかと!

  • ①インターネットからの情報収集
  • ②ゆっくり読書
  • ③セミナーに参加
  • ④ほどほどに運動
  • ⑤十分な睡眠

①②③はお勉強ですね。

Twitter、ブログ、YouTubeなどで、有益な情報を公開してくれている方がたくさんいます。
自分が尊敬している人、好きな人、思考が合う人など、日々追いかけてみては如何でしょうか。

見過ぎは良くないですが、1日1時間くらいはこのような時間を作るべきだと思います。

④⑤は健康管理ですね。

若い方はあまり意識しないかもしれませんが、40歳近くにもなってくると、
太りやすくなったり、疲れやすくなったり、とても老化を感じます、、悲しい、、、

なので、適度な運動と、十分な睡眠は、立派な自己投資だと思っています。
健康的でないと勉強でも仕事でもパフォーマンスを発揮できないですからね。

如何だったでしょうか。

優秀な人、稼げる人は、時間のコントロールもしっかりできている印象があります。
自分が何を目指してて、どこにどう時間を使うかを考え、有効的に使いましょう。

おまけで、時間の使い方に関するオススメ本をご紹介致します。
ホリエモンさんの本は、直球的な表現でわかりやすく何冊か読ませてもらってます。

本日は以上です。