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【改善中】業務の引き継ぎで見える会社の悪い文化【歴史は繰り返される】

8/8(土)

おはようございます。すーです。

今回は「【改善中】業務の引き継ぎで見える会社の悪い文化【歴史は繰り返される】」というテーマでお話しします。

とある企業の新規案件を請け負いまして、現在せっせと引き継ぎ作業をしております。

最近は引き継ぎ作業を受けるだけで、どんな会社なのか、社長や上司との関係性なども見えてくるので面白いです。

悪い文化も引き継がれてしまうので、要注意だなと思いつつ、そのあたりをまとめていきたいと思います。



引継ぎの現状

以下のいずれかに当てはまったら、マズイかと。チームとして機能していないのはもちろんのこと、上司部下の信頼関係もできていないので、どこかで破綻すると思います。

・今月いっぱいで担当者が退社する
・前任者の引き継ぎ資料がない
・現担当者が忙しすぎて引き継ぎ資料を作る暇がない
・現担当者が忙しすぎて引き継ぎ資料の作成を猛烈に嫌がる
・僕(私)もきちんと引き継ぎを受けなかったと自慢する
・だから引き継がれる側が頑張って、というスタンス
・引き継がれる側に責任を押し付けて逃げ切りの態勢に入る
・業務の手順はわかっているが、意味は理解していない
・でも現担当者はめっちゃ良い人だったりする

パッと見、ひどい状況ですが、よく聞く話ではないでしょうか。僕もこの状況に何十回遭遇したことか、、若手の時代だったら致し方なしに必死に引き継ぎ受けましたが、責任者になってからは、こんな状況が判明した時点で上長を呼び出して意識改革から行ってましたね。

引き継ぎ作業ってきちんとやらないと、悪い文化も引き継がれちゃうんですよね。

ホントに嫌だなぁと思うのが、現担当者の上長も「あとは頼んだよ」という逃げのスタンスでいるから、責任ごとぶん投げられてくることですかね。

僕は社員ではなく、業務委託なのでそこまで背負う必要はないんだけど!とか思ってしまいます。てゆーか、これまではそう思っていまして報告を挙げていました。

悪い文化は簡単には直らない

きちんと引き継ぎができる状態じゃないと報告を挙げたところで、思考停止している上長が部下に向かって「ちゃんとやれ」っていうだけなので、関係性が悪化するだけなんですよね。

いつからこういう文化になってしまうのか、、

・上司が忙しい
・若手に仕事をぶん投げる
・若手は良い子だからがんばる
・無意味さに気づいて退社する
・適当な引き継ぎをする
※上記が繰り返される

上司、つまり初代担当が忙しすぎるのが問題だったりします。厳密には忙しいのが問題なのではなく、きちんとノウハウをドキュメント化しようとしない意識に問題があるんですけどね。

率先して忙しいとか言っている人は、時間があっても資料作らないので。



どうやって改善していくか

いくつか方法はあります。

・上層部が退社する
・上長の意識が変わる
・超優秀な若手が寝る間を惜しんで仕組化する
・専属の人を投下してドキュメントや仕組みを作りあげる

はい、お気づきのとおり、全く現実的ではないので改善は難しいです。どこの会社もこういう問題は放置していて、綱渡りで業務していますよね。

情報漏洩とか、障害とか、大トラブルが発生しない限りは対策に乗り出さないわけです。

せっかくなので思考を変えて取り組んでみますかね。

うーん、どうやって解決していこうかな。。

①現担当者の気持ちを理解してあげる
②自分の方で資料作成をする
③引き継ぎに時間かかることを上長にアウトプット

①現担当者の気持ちを理解してあげる

現担当者にちゃんとした引き継ぎ資料を作ってもらわないと困る!と言ったところで作ってくれません。現担当者もきちんと引き継ぎをされなかったので、よっぽど意識が高くないか限りはきちんと引き継ぎ気がないんですよね。

なので、「そういう環境の中で大変でしたね」と労いつつ、現担当者を味方に引き込まないといけませんね。これまで業務をぶん投げられて苦労してきてたので、労ってあげるとめっちゃ喜んで味方になってくれます。

②自分の方で資料作成をする

これはとっとと腹をくくって自分でやってしまった方が良いです。あと作業も自分で手を動かしてやってみるのと、作業しながらマニュアルを作っていくことですね。

そこそこ時間はかかるのですが、現担当者が資料作成しなくてよくなるだけでストレスがぐっと減るので、説明に時間を割けるようになります。わからないこともその場できけますし、この方法はわりとおすすめです。

③引き継ぎに時間かかることを上長に報告

ここで大切なのは「人」を批判しないことですね。引き継ぎの態勢が整っていないことは潜在的にわかっているはずです。それをなんとかしてほしくて僕のところに依頼をしてきているのでしょう。

何が、どう大変なのか、を見える化することが大事ですね。どれだけの作業工程があって、それぞれどの程度の工数を要するかをまとめて報告あげます。

これをやらないで、てーんだてーへんだ、と言っているだけでは引き継ぎも何も進まないですし、上長も把握ができないので対策のしようがありません。

さいごに

この手の作業を受ける時、貧乏くじ引いたなぁと思ってしまうのですが、本当に貧乏くじなのか?ここをきちんとやりきることで次に繋がるのだと思いますし、誰もやりたがらないことをやるからこそ、価値が高まるのだと思います。

はい、超キレイ言です。

やりたくないけど、少しでも前向きに取り組んでみます。何も変わらなさそうだったら即刻やめますが 笑

どこの会社にも潜在的に眠っている問題だと思いますので、解決させたいなとは思います。結果をレポートしますね。お楽しみに。

それでは、今回は以上です。