キャリア

在宅勤務が続いて不安なのは会社や上司も一緒【適切なアウトプットを心がけるべし】

はじめに

ちょっと前に禁酒宣言をしておきながら、コロナストレスを言い訳にして、いまだに飲酒している高みを目指すパパこと、すーです。

お酒を飲んでも状況は変わらないんですけどね。自分、まだまだっす。

さて。

今回は「在宅勤務が続いて不安なのは会社や上司も一緒【適切なアウトプットを心がけるべし】」というテーマでお話します。

在宅勤務が導入されたは良いけど、スムーズに仕事を進められていますか?

人にせよ、システムにせよ、意外と弊害は多いと思います。

今までにそれをめんどくさがって後回しにしていたから、今回苦労しているのだと思いますが、、、(#嫌味な意見)

不謹慎かもしれませんが、環境を変える良いチャンスとも言えますので、会社や上司にまかせっきりではなく、自主的に動ける部分については積極的に動いていきましょう。

ささっと始めていきます!

疑問・懸念

東京都の緊急事態宣言を受けて、やっとこさ在宅勤務が始まったわけですが、メンバー全員を一斉に在宅勤務にしてプロジェクトを進めたことがない為、プロジェクトの進行が遅れがちになっています。

上司の目に見えない分、上司も不安になってきて、やたらむやみに進捗確認や業務報告を求めてくるようになってきています。

その報告で時間を取られて、本来の作業ができないなんてことになっていませんか?

本記事を読んでわかること

・在宅勤務を有効活用するには、面倒なハードルがいくつかあるということ
・在宅勤務中は、アウトプット量(ここでは報告・成果物を指す)を増やすと効果的であるということ



結論

適切なアウトプットの量を増やせば解決します。

在宅勤務となった場合の会社・上司側の1番のデメリットは「コミュニケーションがとりづらくなること」だからです。

SkypeやZoomでコミュニケーションは取れるじゃん!と思うのですが、ツールを経由してやり取りするのが面倒なのです。

その結果、管理を徹底しようとして無駄なアウトプットが増えていき、管理ができず在宅勤務制度がなくなる、といった感じです。きっと。

上司の力量次第と言ったらそれまでなのですが、何かしら対策をしてスムーズに仕事が進むように仕向けていきましょう。

①信用を得られていない

②オンライン環境になれていない

③仕事の進捗状況を管理できていない

では、順番に見ていきましょう。

①信用を得られていない

これは上司やメンバーのことをディスっているのではなく、そもそも、相手のことを100%理解して、信用している人はいないという事です。

10年くらいの付き合いがあれば、相手の考え方がわかって、無駄に心配することもないのでしょうが、そういうメンバー構成で仕事を進めることなんてほぼないと思います。

普段からそれくらいの距離感がある中、在宅勤務となってさらに遠い位置で仕事を進めるわけなので、上司は不安とストレスが募る一方です。

そこでやりがちな無駄作業が以下の3つです。

①定例ミーティング

②作業報告

③管理しないタスク表の更新

①定例ミーティング

週に1度の定例ミーティングほど無駄なものはありません。

確認事項をこの場でしか話さなくなるので、問題解決が遅れてスピード落ちるのは当然だと思います。

確認事項は、簡単なQAシートだけ作成して、メールでもチャットでもZoomでも良いから、さっと連絡取れるようにして、その場で確認い、更新した上でQAシートを共有するのが良いですね。

確認事項はQAシートで管理する



②作業報告

1日の作業の内容を細かく報告させることも無駄ですね。

・業務開始報告
・休憩開始報告
・休憩終了報告
・業務終了報告

これ報告する側も、報告書を作るのに30分くらいかかりませんか?

目の届かない場所にいるので、作業していたことを証明させたいのでしょうが、報告の為だけに報告書を創るのは無駄なので、その日の成果物と1つにして極力2度手間にならないように工夫します。

報告内容は成果物と1つにする

③管理しないタスク表の更新

スケジュール表と、個々のタスクの一覧を作ったはいいけど、そのまま更新されずに放置状態になっていませんか?

開始日と進捗率と終了日を上記の作業報告とは管理しようとするのですが、結局、上司は1つずつ細かく見れないから放置となり、報告する側も面倒だから更新せず、自然消滅するのがオチだったりします。

「進捗率」と「完了予定日」が明確になっていれば良いので、それだけ作業報告でしっかり報告しましょう。

1つのタスクに「進捗率」と「完了予定日」を入れて報告する

②オンライン環境に慣れていない

アナログ上司の方は仕方ないのですが、そもそも自宅のインターネット回線がしょぼくて、SkypeやZoomでやり取りできなかったり、、(実際に過去にありました)

そうなると、5分程度の中断がちょくちょくあり、最終的に電話で話した方が早いと言い出し、全て伝えきれずに時間だけ取られることに。

他にもVPNに接続できないとか、IPアドレス制限の問題だとか、そもそも、オンラインツールの使い方がわからない、など、アナログ上司にはハードルが高いのかもしれません。

素直に聞いてくれれば一緒に設定とかするんですけどね。そういう人に限って、いろいろ言い訳つけて、オンラインでのやり取り自体を否定してきますね。

LINEのビデオ通話かFaceTimeでもOK



③仕事の進捗状況を管理できていない

Excelで作成したタスク(作業)一覧表をメールで送ったりしちゃうので、3人以上で管理しようとすると、すぐに最新版がどれだかわからなくなり、迷子になるパターンです。

Googleのスプレットシートを使えば一発解決ですね。

見る側も見やすく、更新する側も更新しやすく、全体的な管理がしやすいように工夫しないといけません。

まぁ最悪でも、共有フォルダにファイルを置いて、そのファイルを更新するというルールにするのでも良いと思います。

Googleのスプレットシートをフル活用する

まとめ

上司の「不安」がどこにあるかをつきとめて、解決させるべし。

①信用を得られていない

②オンライン環境になれていない

③仕事の進捗状況を管理できていない

その上で、適切なアウトプットの量を増やすことが大切。

・上司の不安を取り除く

・報告はこまめに、簡単に

・更新&共有がしやすいツールを利用する

さいごに

今回の新型コロナの影響を受けて、初めて在宅勤務の制度を導入する企業も少なくないと思います。

せっかくの在宅勤務ではありますが、それを有効活用するにはけっこう工夫していかないとダメですよね。

慣れない環境でのお仕事は大変だと思いますが、お互い頑張って乗り切りましょう!

それでは、今回は以上となります。