イベント運営はバランス感覚を養うのに最適【運営上手になろう】

7/9(木)

おはようございます。すーです。

今回は「イベント運営はバランス感覚を養うのに最適【運営上手になろう】」というテーマでお話しします。

今月の大仕事の1つ、BBQイベントが無事に終わりました。企画自体は何の変哲もないイベントではありますが、平日にもかかわらず20名ほど集まって頂き、楽しい1日となりました。

昨日お話ししたコミュニティの中で知り合ったメンバーで企画・運営しまして、集まったメンバーも2/3は初めましての方々、、コミュ障にはなかなかハードなイベントでしたよ 笑

結局、天候不良でBBQは中止して、急遽、運営メンバーの1人である方のお店を貸し切らせてもらって交流会という形で開催させてもらいました。

今回の企画を通して、いろいろな気づきがありましたので共有します。

みんな大好きBBQ

コミュニティメンバーと仲良くなって1ヵ月ほど、、(#久しぶりに友達できた 笑)

BBQでもしたいねー、というよくある会話の中から、今回の企画が始まりました。なんでみんなBBQ好きなんでしょうね？(#僕も激しく好きですが)

お店でお肉食べた方が楽なはずなんですけどね。青空の下、みんなワイワイしながら準備、片付けまでする全員参加型のスタイルが良いのかな？？

ちょっと面倒ですが、確かにめちゃんこ楽しいです。

歌って踊ってっていう参加型だと激しく抵抗がありますが、こういう誰にでもできる参加型ならアリですよね。次回も参加型というのを意識して企画してみよう。(#すっかり運営にハマる)

企画段階で失敗したなと思う事

やってみて分かったコト、やっている途中で気づいたコトってたくさんあるのですが、気づいたことをピックアップします。

①梅雨の時期に開催したこと

BBQはめちゃくちゃ天候に左右されるわけなので、、、そりゃあ、梅雨入り前か、梅雨明け後がいいでしょ。梅雨真っ盛りの7月頭に開催しようとしたのは失敗でした。

でもポジティブに捉えれば、この時期に開催されるイベントは少ないので、スキマで来やすかったというのはあるかもしれません。

でも、直前まで天気予報とにらめっこして、開催か中止かを悩んだ時に、なんでこの時期を選んでしまったんだろう？と反省しました。

②飲み物、食材を持ち込みにしたこと

セルフ要素が強いBBQイベントになってしまいました。誰が何を持ってくるかを各自申告してもらったり、バランス見て運営側で補填しなければならなかったり、運営側も参加側も労力が大きく、これは「参加型」とは言わないな、、と思いました。

あと、持ち込みで参加者に負担させる分、会費が取りづらくなってしまうので備品を揃えるのに運営側で負担するハメになったのも失敗ですね。

③小さなお店で開催したこと

BBQが中止となり、急遽でメンバーのお店での開催としたのですが、20名弱がキレイに収まるほどの広さのお店で、完全に「密」でした。

コロナの問題がある中、こういう環境としてしまったのは失敗でした。もちろん、できる限りの対策はしましたが、リスクが大きいのでダメですよね。。

④料金設定

飲み物と食材を持ち込みとするので、参加費は適当に100円にしていました。でも、紙皿やコップ、調味料、駅からの送迎、機材準備など、、わりかしお金かかるんですよね。

なので、1人100円だと全然足らない。やっぱり手ぶら参加で、会費4000-5000円というのが良いなと思いました。

あと、そもそも、飲み物や食材もって電車乗りたくないですものね。。

これはやって良かったなと思う事

逆にこれは良かったと思う事。

①自己紹介をする

自分が何者かを明かす、と言ったら大げさですが、まわりもどういう人かを知りたいですし、仕事や趣味が近かったりすると、話しかけるためのネタにもなりますしね。

人前で話すが苦手な僕としては、自己紹介はいらないと思ってましたが、これはきちんとやって良かった。

②名札をつけた

これも学校のイベントじゃないんだから、いらないだろーと思ってましたが、あって良かった。名前を覚えて話をするって大事ですね。コミュ障にこそ必要な下準備だったりするかもしれません。

あとで印象にも残りますしね。名前を憶えておくことで次に繋がります。

③お酒はセルフで作る

自分の飲みたいものを自分の好きな濃さで自由に飲めた方が良いですね。前回は濃い～のが出てきて、しんどかったので。。

あと、お酒を作ってあげることでコミュニケーションが生まれるのも良いですね。

企画自体はちょっと抜けているくらいが良い

完璧な企画を立てた方がそりゃ良いかもしれないのですが、アレコレ決まってない方が、みんなで考えることもできますし、もっとこうした方が良いよ！っていう案も出てきやすい。

あとは想定外のハプニングがまたネタにもなって楽しめたりと。

ここは盲点でしたが、イベントというのはちょっとしたトラブルやハプニングがあった方が面白いですよね。

完璧な運営してしまうと、フォローするスキマがなくなってしまうので、この部分をうまく企画・設計できると良いのかと思いました。(#そのバランスが超ムズイ)

さいごに

個人的な主観ですが、運営側の動きって完璧に近いものを求められているような気になってしまいますが、今回のイベントはかなりゆる～くやらさせてもらいました。みんなすっごい協力もしてくれて、運営側、参加側とか関係なく、ワイワイと楽しく運営できました。

次回は「全員参加型」というテーマで企画ですね。

コミュ障とは思えないアクティブさです。

それでは、今回は以上となります。

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